La teva gestoria no necessita més hores. Necessita recuperar les que ja perd.

Quan encarregues a un tercer que tracti dades dels teus clients, aquest tercer és encarregat del tractament i cal un contracte de l’article 28 amb contingut obligatori: quines dades hi entren, per a què, durant quant de temps, amb quines mesures i què se’n fa quan s’acaba.

El teu despatx continua sent el responsable del tractament i nosaltres en som l’encarregat. No és una formalitat: defineix qui respon de què. El contracte se signa abans de tocar un sol document, no després de la primera automatització.

Qui fa servir un sistema d’IA en la seva activitat professional és responsable del desplegament. Des del 2 de febrer de 2025 són aplicables les prohibicions i el deure d’alfabetització en IA de l’article 4; des del 2 d’agost de 2026, les obligacions de transparència de l’article 50. Les obligacions dels sistemes d’alt risc de l’annex III es van ajornar fins al 2 de desembre de 2027 amb l’Òmnibus Digital, aprovat el juny de 2026.

L’obligació que el teu equip tingui prou formació en IA és teva, no del proveïdor. I la traçabilitat —saber què va fer la màquina, quan i sobre quin document— deixa de ser una bona pràctica per convertir-se en una exigència. Per això tot el que automatitzem deixa registre.

Les gestories administratives, els assessors fiscals i els comptables externs figuren expressament com a subjectes obligats a l’article 2: diligència deguda amb el client, conservació de la documentació i comunicació d’operacions.

Automatitzar no et treu d’aquesta llista. L’expedient continua sent teu i s’ha de poder reconstruir sencer, amb qui va fer què i quan. Una automatització que et deixi sense aquest rastre et crea un problema en lloc d’estalviar-te feina.

Llibres, correspondència i justificants es conserven durant anys després de l’últim assentament, ordenats i disponibles.

Qualsevol automatització que mogui, reanomeni o arxivi documents els ha de deixar localitzables i complets durant tot aquest termini. Ordenar no pot voler dir perdre de vista: és l’error més car que es pot cometre aquí.

Identificació clara del prestador, condicions d’ús accessibles i informació veraç sobre el servei.

Ens obliga a nosaltres, i aquest mateix web n’és la prova: l’avís legal diu qui hi ha al darrere, i la política de privacitat, què fem amb les dades que ens deixes i amb qui les compartim.